Ustvarjalni sestanki so ključ do inovacij

Skoraj polovico delovnega časa managerji preživijo na sestankih. Kako in na kakšen način pristopiti, da na njih ne delegiramo le nalog, temveč sodelujoče vključujemo ter jih spodbujamo h kreativnosti? Je rešitev v ustvarjalnih sestankih in ali lahko klasičnim sestankom kar pomahamo v slovo? Ali pa raje združimo koristi obojih?

Vsako podjetje, ki stremi k inovativnosti, novim rešitvam in boljšim idejam, se zaveda, da klasični sestanki, na katerih večinoma govori le ena oseba, ne prispevajo bistveno k ustvarjalnemu ozračju ali bolj povezanem kolektivu. V vse bolj dinamičnem ter konkurenčnem poslovnem okolju podjetja ves čas iščejo nove, sveže ideje, ki jih najlažje naberejo na plodnem ustvarjalnem sestanku, kjer vsak udeleženec lahko prispeva svojo vizijo. A to še ni najpomembnejši del: ustvarjalni sestanki so lahko uspešni le, če kreatorji svoje ideje lahko dejansko tudi uresničijo.

Vodja je odgovoren za ustvarjalnost

Statistika je šokantna: managerji skoraj polovico delovnega časa, srednji management pa več kot tretjino, preživijo na sestankih, izpostavlja raziskava Bain & Company. Če so ti nestrukturirani ali preveč in venomer centralistično vodeni, bo samo tisti, ki ima glavno besedo, tudi glavni snovalec idej. Čemu potem na sestanku sedi toliko zaposlenih? In kam se bo izgubilo veselje do dela, ko bo moral vsak izvesti le tisto, kar mu je naročil nekdo drug? Janko Lah, direktor Agore, podjetja za ustvarjalne komunikacije, pravi, da je najbolje, ko vsi sestanki podjetja vključujejo dialog vseh in izvajanje soglasnih dogovorov. V sodelovanju pridejo do ustvarjalnih rešitev in dogovorov. Ustvarjalni sestanek pomeni, da so v iskanje domiselnih idej, inovativnih zamisli in dobrih rešitev vključeni vsi sestankujoči, ki sklepajo dogovore. »Pomembno je, 

Ustvarjalni sestanki prinašajo nove ideje in rešitve, a zahtevajo aktivno sodelovanje vseh prisotnih in zato celovitejše priprave.

da dogovore nato tudi izvedejo,« poudarja Lah, saj na takšen način povečuješ zanos vseh, ki pobude dajejo. »Sodelovanje zaposlenih je srce ustvarjalnega sestanka,« še dodaja Lah.

Zaposleni so najpomembnejši kapital podjetja. V času želje in nuje po inovacijah, ga moramo znati uporabiti. Vodja je tisti, ki je pri vodenju ustvarjalnih sestankov zelo pomemben element. »V storitvi Kolegij zmore več smo vodji in zaposlenim v podporo od ideje, priprave in izvedbe konkretnega sestanka ter izvajanja dogovorov po sestanku. Vsi sodelujoči v vključujočem dialogu dosežejo soglasne dogovore, ki jih učinkovito izvajajo.  Ko vodje izboljšujejo svojo sodelovalno kompetentnost, se ta hitro širi v druge skupine organizacije in v osebna življenja sodelujočih. Izginejo nezdravi stresi, odgovornosti prevzema vsakdo in se stalno osebno razvija, zadovoljstvo in poslovni uspehi skupine rastejo,« še dodaja Lah.

Koraki za spodbujanje ustvarjalnosti

Med poplavo nasvetov, kako voditi ustvarjalni sestanek, najpogosteje naletimo na štiri korake.

1. korak: za ustvarjalne sestanke potrebujemo ustvarjalno okolje. Nove ideje ne pridejo kar same od sebe, treba jih je spodbujati.

2. korak: struktura sestanka naj bo jasna – cilji so postavljeni, kolegij pa naj išče rešitve, kako jih doseči.

3. korak: vsi sodelujoči naj pridejo do besede, hierarhijo naj za trenutek pozabijo – vsi plavamo v istem bazenu.

4. korak: odnose med sodelujočimi moramo graditi. Ti naj bodo dobri tako v službi kot izven nje. Vsak človek se bolje počuti v sproščenem delovnem okolju.
Uporabni nasvet: ustvarjalni sestanki delujejo sproščeno, a priprava nanje je zahtevnejša kot pri klasičnih sestankih. Včasih je dobro tudi, če improvizirate.

Skok iz cone udobja

Ustvarjalnih sestankov so se lotili v podjetju Unior, kjer pravijo, da takšni sestanki sledijo konceptu inovacije, skupinskega inputa, kaljenja idej in izpeljave novih rešitev. Podjetje Unior, ki zase pravi, da je že 100 let inovator, kreativne sestanke vidi kot način rojevanja idej »za nas in podjetja, ki z nami delijo vizijo inoviranja«. »Model kreativnega sestanka je nastal na pobudo zaposlenih, ki so obiskovali usposabljanje Inovativne kulture. Kreativni model sestanka je plod dela okoli 30 entuziastov, ki smo ga z nadaljnjimi usposabljanji nato prenesli 96 sodelavcem s ciljem, da kreativni sestanek izvedejo v svoji delovni sredini vsaj enkrat mesečno,« pojasnjuje Rosana Šuc Ravničan, vodja korporativnega komuniciranja in inovacijskih procesov v Uniorju. Ker kreativni sestanki predstavljajo korak naprej, priprava nanje pa tako s strani tistih, ki jih vodijo, kot tistih, ki na njih sodelujejo, zahteva več časa, jih organizirajo enkrat mesečno. »Prilagoditveni čas zaposlenih na tovrstne sestanke je odvisen od osebnosti vsakega izmed udeležencev, ker zahteva veliko osebnega angažmaja. Nekaterim je take vrste sodelovanje blizu, drugi imajo z njim več težav. Da je sestanek uspešen, zahteva neke vrste skok iz cone udobja in preusmeritev načina razmišljanja,« pojasnjuje Šuc Ravničan.

Podjetju Unior so kreativni sestanki prinesli nov vpogled v način razmišljanja udeležencev. »Kar je neprecenljivo,« poudarja Šuc Ravničan. »Glede na specifiko dinamike kreativnih sestankov niti ni pričakovati, da bodo pisani na kožo vsem. Dobra stran je, da je za inovacije vedno dovolj prostora, tudi za inovacije sestankov, ki jih lahko ukrojimo po meri,« še dodaja.

S tekmovanjem do kreativnosti

Tudi v podjetju Danfoss Trata so se lani lotili internega projekta Učinkoviti sestanki, ki je trajal od poletja do konca leta. Z njim so želeli izboljšati raven in učinkovitost sestankov skozi igrifikacijo. »Skoraj polovico delovnega časa preživimo na sestankih. Ker je njihova nestrukturiranost vedno večji izziv, smo v okviru projekta organizirali tekmovanje med oddelki na temo učinkovitega sestankovanja. To je potekalo v vseh sejnih sobah na lokacijah v Ljubljani. Udeleženci smo ob koncu z nalepkami ocenili organizatorja oz. oddelek.« Ob zaključku projekta je nagrado dobil tisti oddelek, ki si je prislužil naziv Meeting Master. »Z ozaveščanjem o tem izzivu in z našimi uporabnimi nasveti smo zaposlenim pomagali, da se organizacije vsakega prihodnjega sestanka lotijo strukturirano in z glavo,« pojasnjujejo v Danfoss Trati. V podjetju vse razvojne projekte vodijo po SCRUM procesu –  ta narekuje,

Na ustvarjalnih sestankih se ne rojevajo zgolj inovacije, temveč se vzpostavljajo tudi boljši odnosi med zaposlenimi in bolj sproščeno vzdušje na delovnem mestu.

kaj je namen posameznega sestanka tako, da projektna ekipa ve, kaj je cilj – in sledijo agilnemu načinu razmišljanju. »Vsi sestanki potekajo na način, da vzpodbujajo timsko delo, odprtost do komentarjev/idej in posebno, da je jasen cilj sestanka,« omenja Tomaž Rakar, vodja projektov za nove izdelke v Danfoss Trati.

V podjetju ugotavljajo, da so ustvarjalni sestanki bolj učinkoviti od klasičnih, čeprav, pravijo, začetki niso bili lahki. »Na začetku je težko, ker so vsi vajeni starih načinov in ne vidijo dejanske vrednosti. Če smo pošteni, je najlažje, da nekdo pove, kaj je treba narediti. Ustvarjalni sestanki, ki se pojavljajo na določeno frekvenco, se skozi čas izboljšajo, saj ljudje počasi najdejo vrednost v njih,« dodaja Rakar. Ustvarjalni sestanki izboljšajo razvoj novih izdelkov. »Poveča se jasnost, kaj želimo delati v naslednjem mesecu, povezujemo se kot ekipa, zaupanje se poveča in hkrati je na sestanku – vsaj pri nas je tako – veliko smeha in dobre volje,« prednosti učinkovitega sestankovanja opisuje Rakar.

Dobra mera klasičnih in ustvarjalnih sestankov

Kako pretehtati, ali so ustvarjalni sestanki boljši od klasičnih oz. ali bi morali slednje kar črtati z dnevnega reda? Lah opozarja, da so uporabni oboji. »Na daljše obdobje ustvarjalni sestanki prinašajo boljše rezultate. A tudi operativne in povsem klasične sestanke še vedno potrebujemo,« poudarja. »Klasični sestanki so pomembni predvsem za informiranje prisotnih. Naj bodo kratki, jasni in jedrnati. Ustvarjalni sestanki pa so vključujoči, dialoški, soglasne dogovore pa brez izjem izvajajo nosilci ideje. Zaposleni so slišani, upoštevani,« zaključi Lah.

Tjaša Sterle Polak je novinarka, zunanja sodelavka v družbi Mediade. Članek je bil objavljen v MQ reviji št. 45 novembra 2019.

Preberite tudi