10 najpogostejših napak komuniciranja

Avtorica: Mag. Edita Krajnović je direktorica družbe Mediade.

Učinkovito komuniciranje je ključna veščina voditeljstva. Zahteva pozornost, prakso in neprekinjeno izboljševanje. Z izogibanjem pogostih napak in sprejetjem najboljših praks v komunikaciji lahko voditeljice in voditelji vzpostavijo močnejše odnose, spodbujajo zaupanje in sodelovanje ter dosežejo boljše rezultate znotraj svojih ekip in organizacij.

Poslovne revije, med njimi HBR, navajajo 10 najpogostejših napak ali pomanjkljivostmi voditeljev.

  1. Ne-poslušanje.
    Eden najpogostejših napak voditeljev je neaktivno poslušanje članov svoje ekipe. Učinkovita komunikacija je dvosmerna ulica;  poslušanje je enako pomembno kot govorjenje.
  2. Neprimerna telesna govorica.
    Voditelji, ki imajo negativno telesno govorico, kot so izogibanje očesnemu stiku, prekrižane roke ali videz nezainteresiranosti, lahko pošljejo napačno sporočilo in ustvarijo ovire za učinkovito komunikacijo. Zavedajte se in trenirajte neverbalno komunikacijo –  ta šteje kar 93 % vse komunikacije.
  3. Nejasnost sporočila.
    Nejasnost lahko vodi v nesporazume in zmedo. Voditelji morajo biti jasni, jedrnati in specifični pri prenašanju informacij, navodil ali pričakovanj, da zagotovijo, da je vsak na isti strani. Jasnost temelji na logosu.
  4. Neprilagojenost sporočila ciljni javnosti.
    Različne vrste javnosti zahtevajo različen slog ali pristope. Primer: komuniciranje strategije  članom kolegija je bolj podrobno in obsežneje kot zaposlenim, kjer je pomembno izbrati ključna sporočila in jih za lažje razumevanje tudi vizualizirati.
  5. Izogibanje težkim pogovorom.
    Nekateri se izogibajo obravnavi težkih vprašanj ali dajanju konstruktivne povratne informacije, konfrontaciji. Izogibanje težkim pogovorom lahko vodi v nerešene težave, zmanjšano morale in pomanjkanje zaupanja znotraj ekipe.
  6. Prekomerna uporaba žargona.
    Prekomerna uporaba žargona ali kratic lahko odtuji člane ekipe, ki niso seznanjeni s tem besednjakom. Komunicirajmo v preprostem razumljivem jeziku.
  7. Odsotnost konteksta.
    Pri komuniciranju odločitev ali sprememb voditelji pogosto pozabijo zagotoviti potreben kontekst ali ozadje. Brez konteksta člani ekipe morda težko razumejo razloge za odločitve, kar lahko vodi v odpor ali frustracijo.
  8. Ignoriranje neverbalne povratne informacije.
    Voditelji bi morali biti pozorni na neverbalne znake članov svoje ekipe. Njihovo ignoriranje ali napačno tolmačenje lahko pomeni zamujene priložnosti za reševanje skrbi, pojasnitev nesporazumov ali zagotavljanje dodatne podpore.
  9. Nepovezanost.
    Učinkovita komunikacija poteka krožno in povezovalno. Naloga vodje je zagotoviti razumevanje, odgovoriti na morebitna vprašanja in nuditi neprekinjeno podporo.
  10. Ne-komuniciranje vizije in vrednot.
    Voditelji, ki vizije, poslanstva in vrednot svoje organizacije ne komunicirajo dovolj ali dovolj učinkovito, se lahko borijo z mlini na veter pri tem, da bi navdihnili in motivirali svojo ekipo.

Ob jasnosti, ki temelji na logosu, na učinkovito komunikacijo vplivata tudi pathos in ethos, poudarja Dorothy Grandia, predavateljica na IEDC-Poslovni šoli Bled in preizkušena strokovnjakinja za učinkovito komunikacijo managerjev. Na pathosu, ´tebi, ki te naslavljam´, temelji empatija, ki je povezana z emocionalno inteligentnostjo (EQ). Pomeni vživetje v kontekst in vidik človeka, ki je naš sogovornik.

Jasno in prepričljivo komuniciranje poslanstva, vizije in vrednot je bistveno za usklajevanje okoli skupnih ciljev in spodbujanje občutka namena in zavzetosti.

Tretja razsežnost komunikacije, tako Grandia, je iskrenost in se nanaša na prihodnost, ki je v resnici vedno neznanka. Gre za ethos, naslavlja ´mi´ in je povezan s t. i. duhovno inteligentnostjo (SQ). Slednja ne pomeni ničesar religioznega, temveč sposobnost vizije in širšega pogleda. Že Aristotel je verjel, da je ethos najmočnejši del prepričevanja.

Dr. Simon Rečnik, član uprave za tehnične dejavnosti, in dr. Jana Erjavec, komercialna direktorica in solastnica BioSistemike, sta na MQ treningu ambicioznosti marca 2024 omenila t. i. overcommunication. Prepoznavanje, da morda komunicirata pretirano. A sta se v hitro strinjala, da komunikacije v sodobnih agilnih kulturahv resnici ne more biti ni preveč. 

Kdaj ima govorna komunikacija prednost pred pisno?

Čustva in ton.

Pogovor omogoča prenos čustev in tona z intonacijo, višino, glasnostjo in tempom govora. Humor, empatijo in druge čustvene nianse je mogoče učinkoviteje sporočiti z govorjenimi besedami kot s pisnim besedilom.

Zapletena navodila ali razlage.

Pri razlagi zapletenih konceptov ali zagotavljanju podrobnih navodil pogovor omogoča govorcu, da oceni poslušalčevo razumevanje in temu primerno prilagodi razlage. Takojšnje povratne informacije omogočajo razjasnitev nejasnih točk in zagotavljajo medsebojno razumevanje.

Pogajanje in prepričevanje.

Pogajanje in prepričevanje se pogosto zanašata na prepričevalne tehnike, kot so vzpostavljanje odnosa, aktivno poslušanje in odzivanje na verbalne in neverbalne znake. Te tehnike učinkoviteje uporabljamo v govorjenem pogovoru, kjer interakcija v realnem času olajša vzpostavljanje odnosa in prilagajanje odzivom poslušalca.

Vzpostavljanje odnosov in zaupanja.

Pogovor spodbuja medosebne povezave in zaupanje z neposredno interakcijo, očesnim stikom in govorico telesa. Vzpostavljanje odnosov in vzpostavljanje zaupanja je lahko večji izziv samo s pisno komunikacijo, saj nima osebne note in neposrednosti govorjenega pogovora.

Reševanje konfliktov.

Reševanje konfliktov pogosto zahteva aktivno poslušanje, empatijo in odprt dialog, ki so olajšani v pogovoru z interakcijo v realnem času in z neverbalnimi znaki. Obravnavanje nesporazumov in iskanje skupnega jezika je lahko večji izziv v pisni komunikaciji, kjer je ton in namen lažje napačno razlagati.

Povratne informacije in kritika.

Zagotavljanje konstruktivnih povratnih informacij ali kritik je pogosto bolj učinkovito v pogovoru, saj omogoča takojšnjo razjasnitev in razpravo o postavljenih točkah. Ton glasu in neverbalni znaki lahko pomagajo omiliti kritiko in ohraniti odnos med vpletenima stranema.

Preberite tudi