Razmišljate o outsourcingu obračuna plač in zakaj je to lahko prava rešitev za vaše podjetje?

Obračun plač je ena najobčutljivejših in hkrati najbolj zahtevnih nalog v vsaki organizaciji. Ne gre zgolj za tehnično izvedbo izračuna bruto in neto zneskov, temveč za proces, ki vpliva na zadovoljstvo zaposlenih, skladnost z zakonodajo in finančno varnost podjetja.

Povprečni delodajalec delavcem izplača od 5-10 različnih vrst izplačil, od katerih ima skoraj vsako svoja pravila glede načina obračuna. Delodajalci izplačujejo redno mesečno plačo, povračila stroškov za prevoz in prehrano, , različne dodatke za nočno, popoldansko, nadurno in druge oblike dela, regres, božičnico, dodatke za delovno in poslovno uspešnost, nadomestilo za uporabo lastnih sredstev, odpravnine, nadomestila za neizkoriščeni dopust, dopolnilno delo, solidarnostno pomoč, in drugo.

V Sloveniji ima obračun plač še dodatno specifičnost, da se v zadnjih letih dodatno razvija sodna praksa, ki spreminja razumevanje posameznih posebnosti in podrobnosti pri obračunu plač. Razumevanju pravnega okvira za obračun plač mora slediti še tehnični-praktični del, kot so nastavitve v računovodskih programih in uporaba različnih orodij.

Pri pravilnosti obračuna plač se pojavljata dve glavni težavi:

Zakaj je pravilnost obračuna plač tako pomembna?

Vsaka napaka pri obračunu plače ima takojšnje posledice tako za zaposlene kot za podjetje, in sicer ne le finančnih, temveč tudi vpliv na zmanjšanje ugleda delodajalca.

V okviru finančnih posledic so zaposleni lahko prikrajšani za izplačila, ki jim pripadajo. Po drugi strani je možno, da zaposleni prejmejo preveč, kar kasneje povzroči neprijetnosti pri popravkih in zahtevkih za vračanje.

Nepravilen obračun plač in drugih prejemkov predstavlja tudi prekršek, za katerega mora delodajalec in njegova odgovorna oseba plačati denarno globo, dodatno pa tudi obresti zaradi premalo izplačanih plač in morebitno povračilo stroškov.

Plače so eno izmed najbolj občutljivih področij, kjer lahko že manjša napaka povzroči nezaupanje zaposlenih in škodo ugledu podjetja.

Outsourcing kot rešitev

Prav zaradi kompleksnosti in občutljivosti je outsourcing obračuna plač za številna podjetja najbolj smiselna odločitev. Zunanji izvajalci, specializirani za to področje, nudijo več prednosti:

Izkušnje iz opravljenih skrbnih pregledov

Naše izkušnje kažejo, da so podjetja pogosto prepričana, da imajo pravilno urejen obračun plač. A ko izvedemo skrbni pregled, se pokaže, da temu ni vedno tako.

Pri takšnih pregledih analiziramo postopke, preverimo usklajenost z zakonodajo in identificiramo napake, ki se lahko pojavljajo sistematično – na primer pri obračunu dodatkov, pri povračilih stroškov, pri obračunu nadur ali pri uporabi kolektivnih pogodb.

Velikokrat ugotovimo, da napake niso posledica malomarnosti, temveč zapletenosti sistema. Slovenija ima namreč kompleksno davčno in prispevno ureditev, pri kateri se prepletajo različni zakoni, uredbe in interni akti podjetja. Prav tu pride do izraza prednost zunanjih strokovnjakov, ki imajo širši vpogled in izkušnje iz različnih panog.

Kako se podjetje lahko prepriča v pravilnost obračuna plač?

Podjetja imajo več možnosti, da preverijo, ali njihov sistem deluje pravilno:

  1. Notranja kontrola: Redno izvajanje kontrolnih točk pri vsakem obračunu in navzkrižno preverjanje podatkov.
  2. Zunanji skrbni pregled: Neodvisen strokovnjak pregleda dokumentacijo, procese in izračune ter pripravi poročilo z ugotovitvami in priporočili.
  3. Outsourcing: Najbolj celovita rešitev, ki vključuje tako pravilne izračune kot tudi sprotno spremljanje zakonodaje, varnost in svetovanje pri posebnih primerih.

Zaključek

Odločitev za outsourcing obračuna plač ni zgolj organizacijska, temveč strateška odločitev, ki podjetju prinaša varnost, zanesljivost in strokovnost. V Sloveniji, kjer je obračun plač zaradi specifične zakonodaje posebej zahteven, je to še toliko bolj pomembno. Podjetja, ki se odločijo za outsourcing ali vsaj za skrbni pregled obstoječega sistema, zmanjšujejo tveganja in si zagotavljajo, da so njihove obveznosti do zaposlenih in države izpolnjene pravilno.

Na koncu je najpomembnejše zaupanje – zaupanje zaposlenih, da prejmejo tisto, kar jim pripada, in zaupanje podjetja, da so izračuni pravilni. Outsourcing obračuna plač je eden najboljših načinov, da to zaupanje zgradimo in ohranimo.

O avtorici:

Tadeja Jerič je strokovnjakinja na področju delovnega prava, HRM in davčnega prava, zaposlena v družbi Unija Consulting d.o.o. S svojim širokim strokovnim znanjem in dolgoletnimi izkušnjami pomaga podjetjem zagotavljati skladnost z zakonodajo ter optimizirati poslovne procese. Tadeja se posebej osredotoča na področje obračuna plač in svetovanje podjetjem, pri odpravi napak ter zagotavljanju pravilnosti in varnosti poslovanja na tem občutljivem področju.

Preberite tudi