Učinkovitost = rezultat/čas

Čas  je edini in ključni vir, ki nam je vsem v zibelko položen v enaki količini: 24/7. Naša naloga je, da obrnemo čas sebi v prid, tako da poskušamo svoje prioritete prilagoditi po formuli učinkovitost = rezultat/čas. Čas je eden pomembnih dejavnikov produktivnosti podjetij, pa tudi gospodarstva kot celote.

Produktivnost je ključen razvojni izziv slovenske družbe, smo ugotavljali v naših akcijskih načrtih za večjo rast produktivnosti in večjo blaginjo v Sloveniji, ki sta nastala v okviru raziskovalne skupine Observatorija Združenja Manager pod sokoordinatorstvom prof. dr. Dušana Mramorja in prof. dr. Polone Domadenik Muren. Le uspešno reševanje tega razvojnega izziva bo vodilo našo družbo v nadaljnjo blaginjo, ki si je želimo vsi.

Družbena pogodba za dvig produktivnosti

Poročilo IMD Competiteveness Report za leto 2021, ki je služilo kot eden od pomembnih virov za pripravo ukrepov akcijskega načrta za večjo blaginjo, kaže, da so mala in srednja podjetja v Sloveniji po mednarodnih standardih manj učinkovita od primerljivih podjetij v Nemčiji in Avstriji (slovenska ocena 6,46 na lestvici 1–10, Nemčija 8,27, Avstrija 7,95). Avtorji načrta so kot cilj postavili »sklenitev nove pogodbe za dvig produktivnosti (‘družbena pogodba’ na ravni podjetij), ki ustvarja zaupanje med vsemi deležniki v podjetjih …«. Pri tem je kot pomemben ukrep za doseganje tega cilja razvoj poslovnih modelov, ki izboljšujejo pozicijo podjetij v verigah ustvarjanja vrednosti.

Upravljanje s časom za večjo produktivnost

Upravljanje s časom je pomembna prvina organizacije poslovnega procesa in ključnega pomena za večjo produktivnost in učinkovitost, kar vodi tudi v višjo dodano vrednost in boljše poslovne rezultate. Pri tem moramo zajeti celoten kontekst in se odmakniti z mikro lokacije na višjo raven ter ‘helikoptersko’ pogledati na učinkovitost celotnega našega makro sistema, ki mora delovati usklajeno in uravnoteženo. Lokalna učinkovitost torej ni tako bistvena, kot je ključna učinkovitost celotnega sistema oz. v našem primeru celotnega poslovnega procesa.

Upravljanje s časom je pomembna prvina organizacije poslovnega procesa in ključnega pomena za večjo produktivnost in učinkovitost, kar vodi tudi v višjo dodano vrednost in boljše poslovne rezultate.

Uravnotežena učinkovitost je potrebna v celotnem življenjskem krogu: delo, družina, šport, družba, spanje … Enako je tudi pri učinkoviti pretočnosti proizvodov skozi proizvodni proces v podjetjih. Tudi tu naletimo na strokovnjakom znan princip, da lokalna visoka učinkovitost lahko zamaši celoten pretok proizvodov skozi podjetje. Lokalna učinkovitost namreč ustvari višek zalog, ki blokirajo transportne poti in ki blokirajo prepotrebna finančna sredstva v medskladiščnih zalogah.

Osnovni principi vitkega in agilnega upravljanja s časom

Kljub nekaterim pretiranim principom učinkovitosti, ki jih poznamo pri Japoncih in so naši evropski kulturi pogosto tuja, so nekateri koncepti vseeno naleteli na plodna tla tudi na zahodni polobli. Med njimi je najbolj poznan univerzalni krog stalnih izboljšav PDCA. Kratica je akronim za spiralni proces stalnih izboljšav: Plan (Načrtuj) -> Do (Izvedi) -> Check (Preveri) -> Act (Ukrepaj na podlagi analitike).

V zadnjem obdobju najdemo podobne principe tudi pri start-up podjetjih, le da so za svoje potrebe poenostavili krog in ga zastavili kot BML eksperiment: Build (Izgradi) -> Measure (Meri) -> Learn (Spoznaj).

Zanimivo je, da ti vitki in agilni principi, ki jih informatiki vgrajujemo v svoje razvojne procese, pravzaprav izvirajo ravno iz japonske avtomobilske industrije.

Morda je tudi za Slovenijo, glede na to, da smo majhna država, upoštevanje principov vitkosti in agilnosti smer, ki jo velja ubrati v prihodnje, da si izborimo in obdržimo ključno konkurenčno prednost v svetu.

Če se osredotočimo na PDCA življenjski krog in poskušamo nanj pogledati skozi prizmo časa, naletimo na štiri segmente:

1.   P – Planiranje delovnega časa

2.   D – Spremljanje delovnega časa po projektih oz. Dejavnostih

3.   C – Celovito upravljanje prisotnosti in odsotnosti (nadure, delo od doma ipd.)

4.   A – Ukrepaj na podlagi Analitike delovnega časa

Brez dobrega plana ni dobre realizacije

Planiranje delovnega časa ni enostavna naloga, saj zahteva poznavanje zgodovine, trendov, trenutnih želja sodelavcev in napoved bodočega konteksta, v katerem se bo delo odvijalo. Pogosto imamo opravka tudi z mnogoterimi omejitvami, ki jih moramo pri planiranju upoštevati.

Človek s papirjem in svinčnikom tega pogosto ne zmore dovolj hitro opraviti, zato pri planiranju  pomembno vlogo odigra programska oprema. Sposobna ERP programska oprema relativno dobro lahko splanira stroje, orodja in pretok materiala, ustavi pa se, ko naleti na planiranje zaposlenih, če niso na voljo podatki o kompetencah, planiranih dopustih, trenutnih bolniških odsotnostih ipd.

Dobri sistemi planiranja delovnega časa znajo tudi na tem področju ponuditi rešitve, le podatke o prisotnosti in odsotnosti jim je potrebno posredovati v čim bolj realnem času.

Samo tisto, kar meriš, lahko tudi upravljaš

Za uspešno planiranje potrebujemo zgodovinske podatke o času, ki je bil v preteklosti potreben za izvedbo določene faze projektov ali celo za posamezne dejavnosti in naloge. Te časovne informacije nam lahko odlično služijo tudi pri drugih poslovnih nalogah, kot je npr. priprava ponudbe za nove projekte ali v pogajanjih.

Trenutno vse najboljše ‘softverske’ hiše zelo natančno spremljajo čas, ki ga programerji angažirajo za izdelavo določene

Naloga celotnega PDCA kroga je, da vodje organiziramo delo na način, da je učinkovito opravljeno v čim krajšem času, za kar so ključni kakovostni vhodni podatki in analitika. Pri tem je na vodjih, da se zavedamo časa kot dragocene surovine.

programske funkcionalnosti in modulov. Še posebej je to ključno, ko ne gre za razvoj produkta za neznanega kupca, temveč za razvoj programske opreme po naročilu.

Spremljanje delovnega časa po projektih se izkaže kot posebej učinkovito v storitvenih panogah, kjer sta delo zaposlenih in njihov čas največja “stroška” za podjetje. Uspešno sledenje in upravljanje časa ter trud, da je čim večji del časa tudi obračunan kupcem, je za nekatera podjetja ključna skrita konkurenčna prednost.

Od ‘štemplanja’ do asistenta za upravljanje s časom

Področje upravljanje prisotnosti in odsotnosti je po nepotrebnem ožigosano z besedico ‘štempljanje’. Danes informatika nudi metode, ki celoten proces naredijo uporabniško prijazen, tako za zaposlene kot za vodstvo. Proces vodenja evidence delovnega časa se z dobrim sistemom pogosto pomakne v ozadje, še posebej v kadrovskih oddelkih, kjer se jim tako sprosti čas za ključne strateške projekte.

Mobilni telefoni so zaposlenim omogočili ‘samoupravljanje’ delovnega časa in to v realnem času. Tako odpade zapoznelo administrativno vnašanje in post festum urejanje podatkov v kadrovskih oddelkih. Predvsem pa zaposleni dobijo možnost, da prek fleksibilnosti, ki jo prinaša ta nov način vodenja evidence, lahko enostavno vodijo delo od doma in poslovne poti ali izrazijo in dobijo odobritve za odsotnosti.

Vse te informacije o odsotnostih so v realnem času na voljo modulu za planiranje delovnega časa. Umetna inteligenca pa bo znala zanesljivo najti in obvestiti najbolj primernega sodelavca, ki bo odsotnega lahko nadomestil.     

Pot do visoke učinkovitosti in humanega ravnovesja

V informatiki čutimo, da prihaja nov val tehnologije, ki ga velja ujeti na samem vrhu, sicer lahko nepripravljene odplakne. Gre za umetno inteligenco, ki prinaša moč, da analizira in se uči na zgodovinskih podatkih ter vedno bolj uspešno napoveduje prihodnje priložnosti in nevarnosti.

Ključno in pomembno vodilo pri tem je zavedanje, da sta človek in njegov čas v središču te digitalne revolucije. Zato velja gesla, kot sta Digital by default in Digital by nature, zamenjati z Digital but Human.

Tone Stanovnik je ustanovitelj in direktor podjetja Špica International. Rok Hodej je vodja javnih zadev in zagovorništva pri Združenju Manager.

Preberite tudi