Surfanje na valovih organizacijskih sprememb

Organizacijske spremembe so ene tistih sladko-kislih stvari, ki se jih podjetja pogosto lotevajo z zanosom in upanjem za napredek, ki pa je hkrati prežet z določeno mero negotovosti in včasih tudi strahu. Spremembe vedno zahtevajo veliko energije in uspešen rezultat nikoli ni odvisen od posameznika, temveč od premišljenega in usklajenega pristopa širše ekipe ter velike mere empatije.

Z oblikovanjem in uvajanjem organizacijskih sprememb se ukvarja organizacijski design. Ta  strokovna disciplina pri nas še ni uveljavljena, zato sva poleti 2021 s »pulz« raziskavo želeli preveriti, kako uspešna so slovenska podjetja pri oblikovanju sprememb. Ali drugače – kako uspešno surfajo na valovih organizacijskih sprememb?

V raziskavi je sodelovalo 43 podjetij v slovenski in tuji lasti. Raziskava je zajemala tudi 80 odgovorov javnih organov. Kljub statistično manjšemu vzorcu so rezultati za podjetja zelo zgovorni, saj so osvetlili zanimive vzorce, ki pošiljajo pomembne signale za usmerjanje podjetij v vedno hitreje spreminjajočem se okolju ali »plovbi po oceanu«.

Zakaj so se spreminjala podjetja?

Slovenska podjetja so precej aktivna pri spreminjanju notranjega delovanja. Slaba polovica podjetij je izvedla več kot štiri organizacijska preoblikovanja v zadnjih treh letih. Spremembe so  resnično postale stalnica,  o tem priča podatek, da le 2,5 % podjetij ni izvedlo nobene organizacijske spremembe.

Spreminjamo se torej aktivno, ampak zakaj? Rezultati analize so pokazali, da je bil glavni razlog za spremembe neusklajenost s poslovno strategijo, temu pa so sledili trije enako močni razlogi, in sicer digitalna transformacija, potreba po večji učinkovitosti in večja kakovost dela. Optimizacija stroškov je bila razlog le v 7 % primerov, kar lahko priča o tem, da se dogaja odmik od razumevanja podjetij kot

Rezultati analize so pokazali, da je bila v celoti uspešna le četrtina organizacijskih sprememb, glavni razlog zanje pa je bila neusklajenost s poslovno strategijo.

zgolj tehničnih konstrukcij, katerih optimizacija naj bi bila glavni pospeševalec produktivnosti in uspeha. To lahko ponudi tudi zanimivo iztočnico za razmislek vodij o razumevanju uspeha, trajnosti in poslanstvu posameznega podjetja.

Spreminjanje organizacije zaradi neusklajenosti s poslovno strategijo se odlično vklaplja tudi v rezultate globalne študije podjetja Accenture (jeseni 2021), v kateri je 93 % voditeljev povedalo, da je uspeh njihovih podjetij ogrožen zaradi »preživetih« operativnih modelov, ki več ne podpirajo organizacij pri hitrih spremembah okolja. Ti zgovorni podatki bodo nedvomno v prihodnosti še bolj okrepili potrebo po veščinah organizacijskega designa, ki jih skupaj z upravljanjem sprememb Gartner uvršča na drugo mesto ključnih HR kompetenc za leto 2022.

Kako uspešne so bile spremembe?

Na vprašanja raziskave so v večini odgovarjali vodje, ki so delili tudi mnenje o uspehu izvedenih sprememb. Tisti, ki ta trenutek v mislih ocenjujete delež v celoti uspešnih sprememb na 50 %, si lahko zaploskate za optimizem, vendar pa je analiza pokazala, da je bila takšna le četrtina. Nadaljnjo četrtino sprememb so izvedli tehnično uspešno, vendar z negativnimi posledicami, ki so se kazale pri zaposlenih, kot je pojav frustracij, odhod talentov itd.  Dodatno petino sprememb so izvedli prehitro glede na sposobnost prilagajanja in/ali organizacijsko kulturo.

Delež (ne)uspešnih sprememb kaže, da je oblikovanje in uvajanje organizacijskih sprememb pomembna

Eden najpogostejših sistemskih vzorcev je gašenje požarov, ki je pogosto ali stalno prisotno v 52 % podjetij. V kar 42 % podjetij je pogosto ali stalno prisotno pomanjkanje informacij, kar niža učinkovitost dela.

in zahtevna naloga, česar se podjetja dobro zavedajo (graf 1). To pomeni, da »vemo, kako se surfa na valovih, ko pa resnično stojimo na surf deski, stvar postane veliko bolj občutljiva in nam ne gre najbolje, saj zahteva kombinacijo veščin za zagon, usmerjanje in ohranjanje ravnotežja ter za piko na i še pravo držo za eleganten potek«.

Razlike med ocenami pomembnosti in pogostosti elementov organizacijskega designa.

52 % podjetij pogosto ‘gasi požare’

Razlog za pomanjkljivosti pri spreminjanju organizacije, strukture, sistemov ali procesov  lahko tiči v t. i. sistemskih vzorcih, ki se kažejo v obliki značilnih vedenj organizacije. Tudi organizacije imajo svojo “osebnost” in včasih (neželeni) vedenjski vzorci ostanejo neprepoznani, ker so jih zaposleni navajeni ali pa so preširoki in predaleč od dnevnega dela. Nepoznavanje sistemskih vzorcev pogosto privede do reševanja izzivov na napačnih koncih, zato jih razumemo kot ključne elemente za zagotavljanje organizacijskega zdravja.

 Eden najpogostejših sistemskih vzorcev je gašenje požarov, ki je pogosto ali stalno prisotno v 52 % podjetij. V kar 42 % podjetij je pogosto ali stalno prisotno pomanjkanje informacij, kar niža učinkovitost dela. Malo več kot tretjina

Gartner navaja da bo 75 % organizacij eksponentno povečalo število večjih organizacijskih sprememb v naslednjih treh letih, kar nas lahko motivira za bolj celovit in strukturiran  pristop k oblikovanju organizacij.

vprašanih meni, da sprejemajo prehitre ukrepe glede na naravno sposobnost upravljanja sprememb, ki povzročajo negativne posledice v različnih delih organizacije.

Ker je znanje eno izmed najmočnejših orodij za obvladovanje tveganj in uspešno plutje po oceanu sprememb, naju je zanimalo še, kako se na tem področju strokovno izobražujemo. Disciplina organizacijskega designa v tem delu Evrope še ni vsesplošno prepoznana. Več kot 55 % vprašanih je povedalo, da njihova organizacija še nikoli ni bila deležna izobraževanja s področja oblikovanja organizacij. Prav tako sodelujoča podjetja nimajo zaposlenih organizacijskih designerjev ali arhitektov, ki bi organizacije strukturirano vodili v procesu učinkovitega oblikovanja organizacij.

Optimistično naprej

Gartner ugotavlja, da bo 75 % organizacij eksponentno povečalo število večjih organizacijskih sprememb v naslednjih treh letih, kar nas lahko navdaja z veliko mero optimizma. Opazujemo visok porast zavedanja, da bo odzivanje na spremembe zunanjega okolja in uresničitev novih strategij mogoče le z bolj celovitim pogledom na organizacije in uvajanjem fleksibilnih operativnih modelov. Z izkazanim zanimanjem organizacij za razširitev razumevanja ankete tudi preko kvalitativnega in poglobljenega pogovora verjameva, da je pred nami vedno lažje surfanje v VUCA svetu.

Nina Langerholc Čebokli je certificirana svetovalka za organizacijski design in uvajanje sprememb. Katarina Resnik je HR Business Partner v družbi Danfoss Trata. Avtorici sta članici upravnega odbora Evropskega foruma za organizacijski design. Članek je bil objavljen v MQ reviji št. 50, aprila 2022.

Preberite tudi