Prekletstvo prezaposlenega managerja

Družbene norme pravijo, da moramo biti neprestano zelo zaposleni. Kako lahko razbijete te okove in postanete manj zaposleni, toda bolj produktivni?

Kako si večina ljudi predstavlja uspešnega managerja? Kot človeka, ki ima v eni roki prenosni računalnik, v drugi kup listov, na glavi slušalke mobilnega telefona, pa še kaj bi lahko našteli. V današnjem svetu je ta slika postala že nekaj običajnega. Mnogi managerji so se navadili na ta način delovanja in preprosto ne pomislijo, da je lahko tako delovanje velik problem za njihova podjetja, pa tudi zanje osebno. Problem se imenuje delovanje pod svojimi potenciali.

Kaj se skriva pod ličili?

Zelo enostavno je biti zelo, zelo, zelo zaposlen. Imamo elektronsko pošto, mobilne telefone, kup papirja v pisarni, milijone spletnih strani, kolege, ki nas vabijo na kavo, stotine družabnih dogodkov, ki se jih lahko udeležimo, podelitve vseh mogočih priznanj in nagrad itd. Danes imamo na voljo ves ta »luksuz«, tako da lahko vsakdo daje vtis izjemno zaposlenega človeka. Dovolj je, da se udeležuje vseh mogočih prireditev, neprestano teka v svojem podjetju s telefonom v roki in preklada na kupe papirja. Ljudje ga bodo takoj pričeli občudovati v smislu: tako sposobnega in delavnega človeka pa že dolgo nismo videli!

Vprašanje pa je, ali je ta človek v resnici produktiven ali je le zaposlen. Rečeno drugače: vprašanje je, če ta človek dela na ključnih nalogah, ki bodo podjetju prinesle dolgoročno uspešnost, ali le zapravlja svoj čas za milijon dolgoročno nepomembnih stvari. Obstaja velika verjetnost, da velja slednje. Kako pa se izviti iz družbeno sprejetih norm, ki nam narekujejo, da moramo biti neprestano zelo zaposleni? Začetna točka je že, da se zavemo, koliko je sploh vreden naš čas.

Biti nenehno v pogonu še ne pomeni biti produktiven. Foto: Dreamstime

Vse se začne v glavi

Če se zavedate vrednosti svojega časa, potem je upravljanje s časom enostavno. Predlagam, da z menoj naredite izračun vrednosti ure vašega časa. Potrebujete dva podatka: vaš letni zaslužek (upoštevajte vse svoje prihodke v bruto zneskih) in število ur, ki jih namenite poslu v enem letu (večina ljudi dela okrog 2000 ur letno, za managerje je ta številka navadno večja). Poglejmo primer. Če ima Janez 100.000 evrov bruto prihodkov in je v letu poslu namenil 2000 ur, je vrednost njegove ure 50 evrov. Sedaj sledi ključni razmislek. Ob vsakem delu, ki ga opravljate, se vprašajte: »Ali bi nekomu drugemu plačal (vstavite vrednost ure svojega časa), da bi naredil to?«. Če je odgovor: »Niti pod razno,« se zamislite. Sami sebi namreč plačujete ta znesek vsakič, ko opravljate to opravilo.

Taka dela imenujemo opravila z nizko vrednostjo, pri čemer naj bi bil vaš cilj, da jih delegirate, outsoursate, odpravite, saj je vaš čas preprosto preveč vreden, da bi se ukvarjali z njimi. Če vam odgovarjanje na elektronsko pošto vzame dve uri na dan, si lahko omislite pomočnika, ki bo vaš nabiralnik pregledal in odgovoril na osemdeset odstotkov sporočil, vam pa bi jih predal le petino.

Ali obstaja kakšen dober razlog, zakaj bi morali biti vsem sodelavcem na voljo 24 ur na dan?V urejenem podjetju ne.

Upravljanje s časom lahko omejite na eno tehniko: delajte manj stvari, te pa naj imajo izjemno veliko vrednost. Za vse ostale dejavnosti pa najdite način, da jih odpravite iz svojega življenja. Kaj delate je torej neskončno bolj pomembno od tega, kako učinkoviti ste pri tem.

Vpadi in motnje

Vse lepo in prav, boste rekli, toda kako naj sploh osredotočeno delam na pomembnih opravilih, če imam vsak dan na desetine vpadov? To je odlično vprašanje. Delovni dan tipičnega managerja je resnično nor. Dela na pomembni nalogi. Zmoti ga sodelavec. Samo za minutko. Nato ga zmoti še telefon. Spet minutka. Nato pogleda še elektronsko pošto, ki je ravnokar prišla. Minutka. In tako naprej.

Tri minutke niso nič napačnega. Težava pa je v tem, da vsaka taka motnja pomeni, da izgubi koncentracijo na pomembni nalogi. Da jo spet pridobi, potrebuje dodatnih tri, pet, deset minut časa. Tako pač delujejo naši možgani. Kar naenkrat pridemo do spoznanja, da so takšne motnje eden od največjih tatov produktivnega časa pri delu intelektualnih delavcev. Po raziskavi, ki sta jo Spira in Feintuch opravila na vzorcu zaposlenih, ki opravljajo intelektualna dela, gre na ta način v nič štiriindvajset odstotkov delovnega časa. Torej četrtina stroškov plač v vašem podjetju izpuhti, ker v podjetju nimate sistema, ki bi število teh motenj omejil.

Štirje ukrepi

Kako lahko ukrepate? Naredite lahko najmanj to, da z vrat vašega podjetja »potrgate« politiko odprtih vrat in se zabarikadirate v svojo pisarno. No, če sem malce manj radikalen, vam lahko ponudim nekaj drugih rešitev: Omislite si »govorilne ure«, ko ste dostopni za vse v podjetju. Ali obstaja kakšen dober razlog, zakaj bi morali biti vsem sodelavcem na voljo 24 ur na dan? V urejenem podjetju ne. Pomislite: če ste dve uri na sestanku s pomembno stranko, verjetno vaše podjetje in podrejeni uspejo preživeti brez vas. Zakaj ne bi preživeli podobnih časovnih obdobij, ko ste v pisarni in delate na pomembni nalogi? Vzpostavite torej sistem, ko lahko kdorkoli pride do vas z vprašanji le ob določenih urah. Izjema so lahko nujne stvari, za katere pa boste sčasoma ugotovili, da jih skorajda ni. Delajte eno stvar naenkrat. Ali ste se že kdaj zalotili, da ste zjutraj začeli delo na eni nalogi, nato ste se posvetili drugi, ki je prišla vmes, nato ste sprejeli telefonski klic in začeli še s tretjo nalogo. Na koncu dneva ste opazili, da ste bili cel dan izjemno zaposleni, toda naredili niste ničesar. Preskakovanje iz naloge na nalogo je lahko dober način, da ustvarjate videz zaposlenosti. Toda za vašo osebno produktivnost je to smrt. Zato vsako nalogo, ki jo začnete, tudi končajte, preden se lotite naslednje. Če imate navado, da preskakujete od naloge na nalogo, vam lahko samo uporaba tega pristopa pri delu sprosti uro do dve časa dnevno. Odpravite e-požiralnik produktivnega časa. Svet hitre komunikacije in novih komunikacijskih tehnologij je zelo lep. Toda tudi nevaren. Mimogrede se lahko tehnologija iz našega sužnja spremeni v gospodarja. Vzemite bič spet v svoje roke in si zastavite sistem, da elektronske pošte ne boste pregledovali vsakih pet minut, temveč le nekajkrat na dan. Nihče namreč ne bo umrl, če bo namesto v petih minutah dobil odgovor v nekaj urah, zato lahko odprete pregledovalnik elektronske pošte le tri do štirikrat na dan. Odpravite tiranijo mobilnih telefonov. Enako kot za elektronsko pošto tudi pri mobilnih telefonih velja, da jih med pomembnimi nalogami preprosto utišate. Neverjetno, toda resnično – pred dobrim desetletjem so ljudje lahko živeli tudi brez mobilnih telefonov. Zakaj ne bi danes brez težav preživeli brez njih nekaj ur? V tem kontekstu kmalu trčimo še ob mobilne telefone, preko katerih lahko pregledujete elektronsko pošto. Zelo dobra naprava. A moje priporočilo je, da se je takoj znebite. Spomnite se – z njo boste sicer videti zelo zaposleni, toda v resnici niža vašo produktivnost zaradi tega, ker vas neprestano moti med delom, med izobraževanjem, nenazadnje tudi med prostim časom.

Če se zalotite, da ste pri svojem delu izredno zaposleni in da ne veste, kje se vas drži glava, si preko dneva postavite preprosto vprašanje: Sem produktiven ali sem le zaposlen?. Biti produktiven pomeni, da delate na nalogah, ki imajo visoko vrednost in vas bodo pripeljale do doseganja vaših ciljev. Biti zaposlen pa je lahko daleč od tega. In kot sem rekel – prav vsakdo je lahko izjemno zaposlen. Vprašanje je le s čim.

Mag. Robert Rolih je lastnik podjetja Uspeh in blagovne znamke Akademija Panta Rei. Poleg vodenja podjetja je tudi svetovalec, avtor in predavatelj. Članek je bil objavljen v MQ reviji št. 9, januarja 2009

Preberite tudi