Od upravljanja kakovosti do upravljanja uspešnosti

»Performance management« je v zadnjih dvajsetih letih dosegel neverjeten razmah in je mnogokrat ključni razlog uspešnega delovanja katere koli organizacijske oblike.

Med svetovnim prvenstvom v veslanju na Bledu leta 2011 je bila v mnogih disciplinah in ekipno nepremagljiva reprezentanca Velike Britanije. Imel sem priložnost od blizu spoznati način njihovega delovanja in ugotoviti, da uspeh ni bil naključen. Zanj je bil namreč v veliki meri zaslužen »performance manager«.

Kakovostniki nove dobe

Živimo v času izjemno hitrih sprememb, primarno povzročenih z vedno novimi informacijsko-komunikacijskimi tehnologijami, ki zahtevajo stalne spremembe delovanja vseh organizacijskih oblik. Vse to terja nov način integriranega vodenja, saj stari enostavno ne deluje več. Značilno za mnoga slovenska podjetja – pa tudi javni in državni sektor – je neuresničevanje zastavljenih ciljev in strategij. Posledično prihaja do »sprememb na spremembe« in zaposleni so zmedeni. Izgubijo fokus, motivacijo za delo, konkurenčnost se zmanjšuje. Voditeljem pri tem lahko pomaga sodoben in za 21. stoletje usposobljen kakovostnik z novim nazivom »performance manager« ali slovensko upravljavec uspešnosti, ki ima znanje organizacijskega razvoja, obvladovanja sprememb, ravnanja z ljudmi pri delu, metodologij kakovosti in procesov stalnih izboljšav ter seveda govorico managementa, da jih bo ta razumel.

Vsak evro, ki je vložen v programe kakovosti, zmanjša stroške za 16 evrov in poveča prihodke za šest evrov. Foto: Dreamstime

Kakovost namreč danes prehaja z nekdanjega vodenja kakovosti v kakovost vodenja in v ta segment sodijo področja organizacijskega razvoja, kulture in klime ter celovito upravljanje uspešnosti. Uspešnost upravljanja je v tesni povezavi z organizacijskim razvojem, ki je opredeljen kot neskladje med želenimi in dejanskimi rezultati. Izboljšanje uspešnosti pomeni vloženo energijo in napor za zmanjševanje razkoraka ter morebitno preseganje. Razlika je področje za izboljšanje.

Metoda za vsako organizacijo

»Performance management« – ali, ljubiteljsko prevedeno v slovenščino, uspešnost upravljanja – je v zrelih organizacijskih strukturah v zadnjih dvajsetih letih dosegel neverjeten razmah in je mnogokrat ključni razlog uspešnega delovanja katere koli organizacijske oblike. Metodološko vključuje dejavnosti, ki zagotavljajo, da se cilje organizacije dosledno uresničuje na uspešen in učinkovit način. Izvedbeno se osredotoča na uspešnost delovanja posameznika, oddelka in vse organizacije na celovit način. Je proces, v katerem organizacije uskladijo svoje vire, sisteme delovanja in zaposlene z dolgoročnimi strateškimi cilji in takojšnjimi prednostnimi nalogami. Je tudi proces, v katerem se merljive in dosegljive cilje posameznika poistoveti s cilji organizacije z namenom najboljše izrabe virov za doseganje večje učinkovitosti, dodane vrednosti in donosnosti organizacije. Metoda je uporabna v vseh organizacijskih oblikah, seveda najbolj očitno in pomembno v podjetjih, vendar tudi na vseh drugih področjih, kjer ljudje sodelujejo: v javni in državni upravi, v šolstvu in športu, v zdravstvu in pravosodju, v političnih, cerkvenih in dobrodelnih inštitucijah.

Številne koristi za podjetje

Michael Armstrong in Angela Baron sta leta 1998 metodo opredelila in povzela kot »… strateški in celovit pristop za povečanje učinkovitosti podjetij, z izboljšanjem delovanja zaposlenih in razvojem zmogljivosti skupin.« Pozitivni rezultati aktivnosti boljšega upravljanja uspešnosti imajo mnoge koristi za podjetje.

Gre za celovit pristop vodstva k upravljanju podjetja, kjer so na integriran način predstavljene vse zunanje in notranje informacije, pomembne za delovanje sistema.

Metoda zagotavlja upravljano procesno dokumentacijo, poenostavlja komunikacijo strateških in operativnih ciljev vodstva za predvidevanje in načrtovane scenarije ter njihove spremembe, naredi organizacijo bolj prilagodljivo in odzivno, kar se odraža v povečani prodaji, zmanjšanju stroškov, uskladitvi celotne organizacijske strukture s cilji vodstva, skrajšanimi časi izdelave in odzivnostjo na zunanje ali notranje spremembe. Proces motivira in izboljša delovanje zaposlenih, saj je mnogo bolj jasno, kaj se od zaposlenih pričakuje in kakšen je njihov osebni prispevek uspešnosti delovanja podjetja. V mnogih uspešnih podjetjih imajo uvedene sisteme za opredeljevanje in merjenje osebnih ciljev, letne periodične analize razkorakov med želenimi cilji in doseženimi rezultati ter posledično uvedbo korektivnih ukrepov za izboljšanje stanja. K temu sodi tudi stimulativno nagrajevanje za najuspešnejše.

Kot tigri v divjini

Osebno razumem »performance management« kot celovit pristop vodstva k upravljanju podjetja, kjer so na integriran način predstavljene vse zunanje in notranje informacije, pomembne za delovanje sistema. Sistem deluje odzivno in prilagodljivo na spremembe dejavnikov. Podjetje se obnaša kot tiger v divjini. Vedno pripravljeno, da pridobi hrano (prepozna možnosti za dobiček in ga izkoristi) in da se izogne tveganju za preživetje (beri izgubo). Kakšen ‘tiger’ pa je Slovenija? Leta 1997 smo bili primerljivi s špansko deželo Baskijo, ki je z dvema milijonoma prebivalcev precej podobna Sloveniji. Oboji smo bili na približno 70 odstotkih povprečja Evropske unije in oboji z dvema priznanjema za poslovno uspešnost in kakovost organizacijskega delovanja. Danes Baski s 130 odstotki presegajo povprečje EU in imajo 28 priznanj, medtem ko smo Slovenci ostali v letu 1997.

Študija britanskega inštituta za kakovost dokazuje, da vsak evro, ki je vložen v programe kakovosti, zmanjša stroške za 16 evrov in poveča prihodke za šest evrov. Za Veliko Britanijo so ocenjene vrednosti, da to pomeni za pet odstotkov večji BDP in pet odstotkov večjo stopnjo zaposlenosti. Simulacija za Slovenijo pokaže, da bi z uvajanjem »performance managementa«, metod samoocenjevanja in stalnih izboljšav ter drugih programov kakovosti lahko s temi metodami povečali BDP za dve milijardi evrov in dodatno ustvarili 50.000 novih delovnih mest. Nekoč odlična slovenska veslaška reprezentanca tone, nekdanja zgodba o uspehu gre v pozabo, iz urejene države smo naredili neurejeno. Čas je torej, da se zbudimo in začnemo delati prave stvari pravilno. »Performance management« je ena izmed teh.

Janez Benčina je predsednik Slovenskega združenja za kakovost in odličnost. Članek je bil objavljen v MQ reviji št. 30, decembra 2014