Obraze zaposlenih na Facebook – da ali ne?

Razmah družbenih medijev, novi kanali komuniciranja podjetij s strankami, nove tehnologije, novi trženjski pristopi … vsi zaposleni postajajo obrazi podjetja, zato je vse več želja delodajalcev, da se njihovi zaposleni tudi vidijo – na spletni strani, za promocijo, na družbenih medijih. A tudi fotografije in posnetki so osebni podatki. Kako naj z njimi ravnamo?

Facebook
Twitter
LinkedIn

Hiter razvoj novih tehnologij omogoča delodajalcem veliko možnosti za razvoj delovnega procesa, pa tudi za nadzor zaposlenih in razvoj novih pristopov v marketingu. Ti pogosto vključujejo uporabo fotografij oz. posnetkov zaposlenih na družbenih omrežjih in v drugih promocijskih materialih. Zato postaja vprašanje zasebnosti na delovnem mestu vse bolj kompleksno. Za zagotavljanje zakonitosti tovrstne obdelave fotografij in posnetkov je nujno poznati in ustrezno uporabljati določbe področnih predpisov. Brez pravne podlage je obdelava posnetkov, na katerih je zaposleni prepoznaven, načeloma prepovedana.

Zakon in praksa na strani šibkejših

Obdelavo podatkov na delovnopravnem področju ureja kar nekaj zakonov, kot so npr. Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti, Zakon o delovnih razmerjih. Po navadi težave nastanejo, ko delodajalci izvajajo obdelavo osebnih podatkov z uporabo novih tehnologij, ki pogosto vključuje predvsem fotografije in posnetke zaposlenih. Slednje, z izjemo videonadzora, izrecno ne ureja še noben zakon. Zato je treba tovrstno obdelavo, ob upoštevanju področne zakonodaje, presojati od primera do primera. Pri tem je treba razumeti tako interese delodajalca (nadzor nad učinkovito izrabo delovnega časa in sredstev, zagotavljanje varnih pogojev dela in preprečevanje škode, učinkovita promocija podjetja, blaga in storitev), kot tudi interese delavca (upravičeno pričakovanje zasebnosti na delovnem mestu).

Zakonodaja in sodna praksa pri tem izhajata iz stališča, da je zaradi neenakosti moči strank v delovnopravnih razmerjih potrebno izhajati iz okoliščin in zaščititi pravice 'šibkejšega' – zaposlenega. Obdelava podatkov zaposlenega na delovnopravnem področju je zato urejena strožje.

Za obdelavo posnetkov mora obstajati pravna podlaga

Skoraj vsak delodajalec tako ali drugače obdeluje slike in posnetke svojih zaposlenih. Bodisi v obliki fotografij na varnostnih priponkah, ki zaposlenim omogočajo dostop, ali video posnetke vstopa/izstopa v poslovno stavbo. Tu so denimo še fotografije, ki jih je mogoče povezati v podjetju z elektronskim računom, pa fotografije, posnete na dogodkih podjetja … Vsi ti materiali se kasneje uporabljajo na spletni strani podjetja, delijo na družabnih medijih ali celo v marketingu itd.

Posnetki in fotografije zaposlenega so bili vedno, tudi pred Splošno uredbo o varstvu osebnih podatkov – GDPR, varovani tako, da je moral dati zaposleni privolitev za jemanje in nadaljnje izkoriščanje fotografije ali posnetka, kot sta reprodukcija ali javna objava. A to v primeru, da takšna obdelava ni bila določena z zakonom oz. zaradi izvrševanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ni bila nujno potrebna. Pri tem zavrnitev soglasja zaposlenega ni smela imeti negativnih posledic za delovno razmerje; obdelava pa je morala biti ustrezna in po obsegu primerna glede na namene, za katere so se posnetki zaposlenega obdelovali (načelo sorazmernosti).

Z uveljavitvijo 6. člena GDPR pa je obdelava posnetkov zaposlenih, še vedno izhajajoč iz načela sorazmernosti, zakonita, če je izpolnjen vsaj oz. samo eden od šestih pogojev. Ti so: da je zaposleni v to privolil, da je obdelava potrebna za izvajanje pogodbe, za izpolnitev zakonske obveznosti, za zaščito življenjskih interesov fizične osebe, za opravljanje naloge v javnem interesu ali za izvajanje javne oblasti, zaradi zakonitih interesov delodajalca ali tretje osebe, če nad njimi ne prevladajo interesi oz. temeljne pravice in svoboščine zaposlenega.

Z uveljavitvijo GDPR se je nabor pravnih podlag razširil

Po veljavni zakonodaji tako še vedno velja, da mora delodajalec za vsako obdelavo osebnih podatkov delavca izkazati, da jo določa zakon ali da je obdelava podatka potrebna zaradi izvrševanja pravic in obveznosti v zvezi z delovnim razmerjem (npr. videonadzor). V teh primerih je obdelava podatkov obvezna in je zaposleni niti ne more odkloniti. Z uveljavitvijo GDPR se je v razmerju do delovnopravne zakonodaje razširil nabor drugih pravnih podlag. Slednje veljajo v primerih obdelave (le) tistih posnetkov zaposlenih, ki niso neposredno vezani na uresničevanje pravic in obveznosti iz delovnega razmerja. Mednje denimo sodijo fotografije in posnetki zaposlenih, ki so objavljeni v marketinške namene.

Obdelava slik in posnetkov, na katerih je zaposleni prepoznaven, je dopustna le, če imajo delodajalci zanjo ustrezno pravno podlago.

Tako je po GDPR obdelava posnetkov zaposlenega praviloma dovoljena oz. najpogosteje upravičena:

1.      na podlagi soglasja zaposlenega, pod pogojem, da je soglasje dano prostovoljno, izrecno, informirano in nedvoumno, z izjavo ali jasnim pritrdilnim dejanjem. Zavrnitev soglasja ne sme imeti posledic na delovno razmerje, saj mora biti privolitev povsem prostovoljna. Delodajalec mora biti privolitev sposoben dokazati;

2.      na podlagi zakonitih interesov delodajalca ali tretje osebe, pod pogojem, da ti prevladajo nad interesi delavca, in da je obdelava fotografij in posnetkov za te zakonite interese nujna (ter ne le 'lepa' za podjetje).

V vseh primerih, ne gleda na to, ali se obdeluje posnetke zaposlenih na podlagi zakona, privolitve, zakonitih interesov itd., mora delodajalec po GDPR nadalje zaposlenim zagotoviti ustrezne informacije o obdelavi za uresničevanje njihovih pravic. Le tako bo zadostil zahtevam GDPR po zakoniti in pošteni obdelavi.

Zaposleni mora vedeti, kaj se bo s posnetkom zgodilo

V vseh primerih, ko delodajalec zbira in obdeluje fotografije in posnetke, na katerih je zaposleni prepoznaven, mora vedno še poskrbeti za podajo informacij zaposlenim o takšni obdelavi. Po 13. in 14. členu GDPR mora jasno povedati, katere osebne podatke zbira, zakaj in kako jih uporablja ter kakšne so v tem primeru pravice zaposlenega. Način, kako bo delodajalec s tem seznanil zaposlene, sicer ni predpisan, zakonodaja tu daje delodajalcem bolj 'proste roke'. Čeprav je pisna izjava najbolj priporočljiva, saj je v primeru spora enostavno dokazljiva, pa je dokaz, da je zaposleni seznanjen z informacijami, mogoče zagotoviti tudi na drug primeren način. A pozor: obveznost delodajalca, da zaposlenega seznani z informacijami, ni enaka privolitvi.

Ne glede na povedano lahko zaposleni v okviru izvrševanja svojih pravic v obeh primerih naknadno izpodbija obdelavo posnetka, bodisi s preklicem soglasja ali z ugovorom obdelavi. Umik soglasja ima posledice samo za prihodnost: preklic privolitve ne vpliva na zakonitost obdelave pred preklicem.

Poleg ustrezne pravne podlage za obdelavo posnetkov je zaposlenemu potrebno zagotoviti tudi informacije o obdelavi in o uresničevanju pravic.

Če zaposleni ugovarja obdelavi, na katero se je skliceval delodajalec, zaradi denimo zakonitega interesa, se lahko izpodbija obdelava tudi za nazaj. V omenjenem primeru mora biti delodajalec sposoben dokazati nujnost (interesov) obdelave posnetkov zaposlenih (za naprej in za nazaj) in izpolnjevanje vseh predhodno opisanih pogojev, ki jih GDPR in področna zakonodaja določata za zakonito ter pošteno obdelavo.

Zato je zelo pomembno identificirati konkretne primere, ko vaše podjetje obdeluje posnetke zaposlenih, presoditi ustreznost pravne podlage zanje ter preveriti, ali so zaposleni o obdelavi fotografij in posnetkov in uresničevanju svojih pravic ustrezno informirani. Pri vsem je treba izhajati še iz načela sorazmernosti, s katerim se lahko ustrezno zagotovi tudi ravnotežje med pravicami zaposlenega in pričakovanji delodajalca.

Andreja Mrak, univ dipl. prav., je strokovnjakinja za delovno pravo in varstvo osebnih podatkov.

Članek je bil objavljen v 44. MQ reviji avgusta 2019.