Kontroling ni rezerviran za velike, ampak za ambiciozne

Kontroling kot eden temeljnih pristopov upravljanja in nadzora poslovanja je za velika podjetja samoumeven. A kontroling ima visoko vrednost tudi za srednje velika podjetja, ki želijo rasti.

Oče kontrolinga, Albrecth Deyhle, je kontroling opredelil kot presek med kontrolerjem in poslovodjo. »Če uporabimo pomorsko izrazoslovje, je kontroler navigator, ki pomaga kapitanu pripluti do zastavljenega cilja brez večjih odmikov. S svojimi informacijami pripomore, da ostane podjetje na začrtani poti; upošteva ali realno predvideva vse dejavnike, ki lahko vplivajo na plovbo, in managerje nato pravočasno opozori,« razlaga Dragica Erčulj iz CRMT. V primerjavi s finančnim računovodstvom, ki je bolj usmerjeno na zunanje uporabnike finančnih podatkov, je kontroling sistem rednega poročanja, namenjen uporabnikom znotraj podjetja za potrebe kakovostnega upravljanja in pravočasnega odzivanja na spremembe. A kontrolinga tudi ne gre enačiti z notranjim, stroškovnim računovodstvom, saj se ukvarja z bolj detajlnim analiziranjem in podajanjem usmeritev za odločanje na podlagi analiz preteklih dogodkov in napovedi za prihodnje. V Skupini BSH Home Appliances, enem največjih svetovnih proizvajalcev gospodinjskih aparatov z dolgo kontrolinško tradicijo, se naloge kontrolinga delijo na obdelavo in analizo internih procesnih informacij ter podporo in svetovanje vodstvu podjetja pri odločitvah. Osrednja procesa sestavljata projektni in proizvodni kontroling.

Sodoben kontroling nam enostavno in pregledno prikaže, v kakšnem ‘stanju’ so posamezni oddelki podjetja in kakšni smo kot celota. Vir: www.financnislovar.com

Projektni kontroling je podlaga za zagon proizvodnje

Prva faza kontrolinga, ki je pomembna predvsem za podporo in odločanje vodstva, se začne daleč pred proizvodnjo posameznega proizvoda. Tako imenovani ´projektni kontroling´ je vpet v sam razvoj proizvoda. Rezultat so stroškovne kalkulacije potencialnih novih proizvodov, ovrednotenje investicije ter predračunavanje stroškov projekta. V tej fazi projektni kontroler tesno sodeluje z oddelkom marketinga, nabave in razvoja. S strani projektnega kontrolinga oblikovana stroškovna kalkulacija, ki gre pred potrditvijo skozi kar nekaj sit, je osnova za zagon proizvodnje. Z mesečnimi analizami gibanj polne lastne cene novega proizvoda kontroling še leto po zagonu proizvodnje usmerja ukrepe morebitne racionalizacije in stroškovnih izboljšav. V letu po zagonu proizvodnje se izkristalizira, ali so bile napovedi tržnega potenciala, stroškovne analize in kalkulacije primerno ovrednotene. Velik del odgovornosti, da je realizacija skladna z ocenami, nosi tudi projektni kontroler. Obdobju projektnega kontrolinga sledi analitična in procesna faza.

Posnetek poslovanja sedmi dan v mesecu

Srce kontrolinga – analitične in procesne faze – v BSH predstavlja ´proizvodni kontroling´, interno poročanje in mesečna obdelava kazalnikov vseh jedrnih procesov podjetja. Mesečna analiza stroškov materiala, stroškov po stroškovnih mestih (razdeljenih na proizvodna, razvojna in administrativna stroškovna mesta) in proizvodih, skupaj s temeljnimi kazalniki dobavljivosti, spremljanjem gibanja zaposlenih, razdeljenih na proizvodne in neproizvodne zaposlene (z analizo produktivnosti in gibanja bolniškega staleža) ter investicij in zalog, dajejo osnovni okvir mesečnega kontrolinškega rezultata podjetja.

Rezultat so stroškovne kalkulacije potencialnih novih proizvodov, ovrednotenje investicije ter predračunavanje stroškov projekta.

Kontrolinški rezultat za pretekli mesec se na ravni podjetja in tudi celotne skupine zaključi peti delovni dan. Dva dni za tem, tj. sedmi delovni dan, je tako na voljo celotna slika poslovanja in primerljivost med vsemi BSH podjetji širom sveta.  Primerljivost podatkov na ravni celotne skupine je pomembna tudi zaradi internega konkuriranja pri pridobivanju novih projektov ter razvoja ali proizvodnje novih proizvodov. Delo proizvodnih kontrolerjev obsega tudi analizo in primerjavo doseženih rezultatov s planiranimi ter podajanje ustreznih pojasnil za odstopanja. Za bolj dinamično spremljanje zastavljenega plana – planski proces za naslednje leto se začne že v prvi polovici leta – kontrolerji sestavljajo mesečno tekočo napoved rezultata podjetja. S tem vodstvo pridobi pravočasne informacije o stanju podjetja, dogajanjih na trgih in ob večjih odstopanjih od plana tudi čas za ukrepanje.

Organizacija: vitkost velja

V medletni proces spremljanja stroškov in racionalizacij so v BSH vpeti vsi oddelki, spremljanje pa kontroling izvaja prek kontrolinškega orodja za povečanje ekonomske dodane vrednosti (EVA), imenovanega PIC (Performance Improvement Controlling). Pomembno vlogo pri razvoju kontrolinga imajo nadgradnje ERP (Enterprise Resource Planning), programske opreme za načrtovanje virov podjetja. Pri tem je nujno razumevanje, da kontroling sam po sebi ne prinaša dodane vrednosti podjetju, če so vhodne informacije, ki jih obdeluje, površne, neobdelane in zavajajoče. Nujna je dobra osnova v učinkovitih proizvodnih in administrativnih procesih, tesna povezava z jedrnimi službami, pametna naložba v zmogljiv ERP sistem, ki je integriran in prilagojen potrebam podjetja. In najpomembnejše: usposobljen in zaupanja vreden kader. Kontroling je lahko nič, lahko pa je vse, če vemo, kakšno vrednost nam ustvarja.

Koraki za učinkovit kontroling

1. Preveč detajlov, manjši fokus, težje odločanje. Potrebno je potegniti razumno mejo, do kod je še smiselno analizirati in predvidevati stroške ter poslovne dogodke. Izboljšanje (poenostavljanje) ravni, spremljanja tipov stroškov, količine stroškovnih mest in stroškovnih objektov je nujno za kakovostnejša poročila in lažje odločanje vodstva.
2. Določite lastnika. Kjer je jasen lastnik stroškovnega nosilca, tam je upravljanje in nadziranje stroškov lažje in preglednejše.
3. Iztisnite sok iz vašega ERP sistema. Uporaba dragega ERP sistema, iz katerega ne znate iztisniti večine uporabnih funkcionalnosti, je izguba denarja. Učinkovitost poslovanja se eksponentno izboljša ob rednih treningih in izmenjavah dobrih praks uporabe funkcionalnosti ERP.
4. Analizirajte procese in ne zabetonirajte strukture stroškovnih mest. Z rastjo podjetja se spreminjajo interna razmerja, zato je prilagodljivost nujna tudi pri spremljanju stroškov. Vedno poskrbite, da bodo procesi spremljanja, analiziranja in poročanja vitki in učinkoviti.

Kontroling v vseh podjetjih

Kontroling je vodenje s cilji, zato zahteva planiranje in napovedovanje, ažurno spremljanje odmikov in, najpomembnejše, ukrepanje. Dinamični časi so razlog, da se danes kontroling kot temeljni pristop vodenja in upravljanja poslovanja uveljavlja v številnih podjetjih, ne glede na velikost. Marsikje mu niti ne rečejo kontroling. V manjših podjetjih ga izvaja direktor sam, v srednjih in večjih pa so to lahko kontrolerji, večkrat pa tudi finančniki in/ ali računovodje. Če v podjetju obstajajo kontroler, finančnik in računovodja, sta njihovo sodelovanje in ustrezna razdelitev delovnih nalog nujna.

Dragica Erčulj, Šola kontrolinga Ljubljana

Foto: osebni arhiv

Nenadomestljivo orodje

Tako kot sta jasna vizija in strategija pomembni za dolgoročni razvoj podjetja, je pri doseganju kratkoročnejših ciljev, ko strategijo prelivamo v realizacijo, pomemben kakovosten nadzor nad udejanjanjem zastavljenih ciljev. Kontroling je zato nenadomestljivo orodje, na katerega se opira vsak uspešen direktor. V avtomobilski panogi pa nadzor nad poslovanjem presega ozko organizacijo kontrolinga. Zahteva dodatno nepogrešljivo orodje ‘samonadzora’ – sisteme kakovosti – ki prežemajo našo celotno organizacijo in zagotavljajo notranjo urejenost procesov ter omogočajo doseganje ciljev.

Mag. Marko Gorjup, TPV

Foto: osebni arhiv

Mag. Robert Tkalec je direktor financ in računovodstva v družbi BSH Hišni aparati Nazarje. Članek je bil objavljen v MQ reviji št. 36. novembra 2016

Preberite tudi