E-poštar ne zvoni samo dvakrat

Dnevno v svetu zaokroži 112 milijard poslovne elektronske pošte; v povprečju posameznik prejme okoli 120 elektronskih sporočil na dan. Ali živimo v dobi ‘e-mail terorizma’?

Dostop do informacij, predvsem naše medsebojno komuniciranje, je tehnološka revolucija z razvojem in razmahom interneta obrnila na glavo. Vse je na dosegu roke, večina informacij nam je dostopna tukaj in zdaj. Komaj dve desetletji nazaj so Slovenijo preplavili mobilni telefoni; danes so telefoni tako ‘pametni’, da na njih pregledujemo e-pošto, neposredno spremljamo dogajanje na borzi, se po raznih aplikacijah pogovarjamo s sodelavcem na drugem koncu sveta. Vse piska, poka, zvončklja, vibrira … V digitalni dobi si ‘tehnološkega’ oddiha skorajda ne moremo privoščiti. »Današnja tehnologija ni problem. Problem je njena uporaba,« pravi Alexandra Samuel, strokovnjakinja za družabne medije.

Težko je izbrati, kaj pri delu danes najbolj moti našo pozornost, nekdo se na nenehno piskanje sploh ne ozira, nekdo ob tem izgublja potrpljenje. Elektronska pošta je lahko eden najbolj motečih dejavnikov, saj po raziskavah danes posameznik v povprečju prejme 126 poslovnih e-sporočil dnevno. Da je naraščajoči obseg elektronskih ‘šumov’ prekoračil sprejemljivo mejo, meni Franjo Bobinac, ki je na letošnjem Managerskem kongresu dejal, da živimo v dobi »e-mail terorizma«.

Elektronska pošta je ključno delovno orodje, ki pa ogroža našo učinkovitost. Foto: Shutterstock

Kaj je rešitev? Ključno je, da sami vodimo svoj digitalni svet in ne obratno. Clifford Nass iz stanfordske univerze pojasnjuje, da se je treba pri delu osredotočiti na eno stvar naenkrat. Posamezniki, ki se redno posvečajo več različnim vsebinam hkrati, niso pozorni, si ne zapomnijo oziroma ne obvladujejo svojih nalog tako dobro, kot tisti, ki se osredotočajo le na eno nalogo. Rezultat je jasen: znižana produktivnost in angažiranost, tako doma kot v službi.

28 % časa za pregledovanje e-pošte

V poslovnem svetu je elektronska pošta dvorezen meč – je ključno delovno orodje, ki pa ogroža našo učinkovitost. Tudi če želimo nekatere situacije razreševati mimo elektronske komunikacije, je danes sogovornika skoraj nemogoče dobiti na telefonsko linijo ali se z njim sestati. »Čutimo se odgovorne odgovarjati na elektronska sporočila, vendar se zdi nemogoče, da bi ob tem storili še kaj drugega. Pričakovanja družbe so glede tega postala precej visoka, neodzivnost pa malodane žaljiva, saj se elektronska sporočila dojema kot nadomestek za telefonske klice. To gre pripisati tudi pričakovanjem o nenehni dosegljivosti, ki je postala z razvojem mobilnih naprav nekaj povsem razumljivega,« razmišlja dr. Gregor Pipan, direktor Xlaba. McKinsey Global Institute v svoji raziskavi navaja, da 28 odstotkov časa porabimo za pregledovanje e-pošte. Pipan se temu želi izogniti, zato na pošto, ki ga ne zanima, ne odgovarja.

Pričakovanja družbe glede naše dostopnosti so visoka, neodzivnost pa malodane žaljiva.

E-pošta je vse bolj priljubljeno orodje tudi pri razreševanju konfliktov in sprejemanju pomembnih odločitev. Digitalno soočenje lahko opravimo hitreje, manj stresno in še posebej manj konfiktno kot osebno soočenje, v reviji HBR razmišlja poslovnež Anthony K. Tjan. »Osnovnemu sporočilu sledi serija odgovorov in velikokrat nepotrebno raztegnjena komunikacija. V sporočilo težko vpnemo naše čustveno doživljanje, ki ga v živem pogovoru lahko pokažemo. Obenem naš odziv pri digitalnem soočanju ni nujno premišljen, ampak se zaradi ‘digitalne zaščite’ in fizične oddaljenosti odzivamo bolj impulzivno,« razmišlja Tjan.

Enačba: manj poslanega je manj prejetega

Najprej ovrzimo prepričanje, da moramo biti ves čas na tekočem z vsem, kar se dogaja v svetu. Vsem novicam, objavam na družbenih medijih, e-pošti itd. je nemogoče slediti. Raje se posvetimo ustrezni razvrstitvi dotoka informacij ter ločevanju bolj in manj pomembnih informacij. Tako nam večina ponudnikov elektronske pošte že omogoča uveljavitev svojih pravil in postavitev filtrov, ki bodo prečistili vsebino in poskrbeli, da nas takoj dosežejo le najpomembnejša sporočila. Raznovrstna obvestila, vabila, sporočila, ki jih prejmemo kot posredni naslovnik, lahko samodejno preusmerimo v za to ustvarjeno mapo in jih pregledamo kasneje. Za njihovo prebiranje si vnaprej določimo termin. Rezultat? Postali bomo bolj učinkoviti in bolje informirani o stvareh, ki nas v resnici zanimajo. In to z minimalno vloženim časom.

Harvardski predavatelj Bob Pozen predlaga enostavno enačbo: število prejetih e-sporočil zmanjšamo tako, da jih tudi sami pošiljamo manj. Z uveljavljanjem dobre prakse opogumljajmo ostale, da sporočila pošiljajo takrat, ko je to res potrebno in primerno. To prakso nadgradimo in izpraznimo predal prejetih sporočil. Če jih je preveč, ustvarimo novo mapo in jih shranimo vanjo. Tako se lahko lažje spoprijemamo z novimi sporočili in hkrati še vedno lahko dostopamo do starih.

Štiri zlata pravila organiziranja e-pošte:

Ko preletimo predal prejetih sporočil, jih lahko 80 odstotkov izbrišemo samo na podlagi ‘zadeve’. Če lahko na sporočilo odgovorimo v nekaj minutah ali manj, to storimo takoj. Sporočila, ki so ostala, označimo s stopnjo pomembnosti in jih razvrstimo v mape. Za pregledovanje, prebiranje in odgovarjanje na sporočila si določimo en ali več terminov dnevno. Če tega ne naredimo, bomo delovni dan začeli in končali v poštnem predalu.

Integriteta zaradi slaše odzivnosti ni načeta

E-pošta je dobrodošel način sodobne komunikacije, ki jo poenostavlja in pohitri, a jo je potrebno uporabljati pametno. Še vedno velja soglasje, da je nanjo potrebno odgovoriti v roku od 24 do 48 ur. Enotnega recepta, kako se soočiti s preobiljem, ni. Vsak mora zase najti rešitev. Morda je ta, da pišemo le tistim, ki se jih določeno področje tiče, ne pošiljajmo kopij sporočila množici, ker to vpliva tudi na količino povratne pošte, ki jo bomo s tem verjetno prejeli. Ali da v ‘zadevo’ napišemo aktualno temo in ne uporabljamo starih sporočil, s staro tematiko le zato, ker je oseba, ki ji želimo poslati sporočilo, prava. Ne pretiravajmo z vljudnostjo in se na vsak ‘hvala’ ne odzivajmo s ‘hvala enako’. Ne glede na vašo rešitev pa je pomembno sledeče: tudi, če na pošto ne bomo odgovorili v času, ki ga ‘predpisuje’ spletna kultura, smo še vedno OK oseba. Naša integriteta zaradi tega ne more biti načeta.

Saša Bezek Mejaš, psihologinja in prokuristka podjetja O. K. Consulting

Foto: Tania Mendillo

Zahtevneše odgovore vedno dobro premislim

Kliping – spremljanje in analiza medijev, je ‘real time’ dejavnost, kjer sta odzivnost in hitra e-mail komunikacija ključnega pomena za stranke. Zato e-pošto uporabljam dobesedno od jutra do večera, kar sicer ni niti priporočljivo niti zdravo. Pa vendar pri tem skušam slediti prioritetam in notranjemu občutku. Absolutno prednost imajo naročniki, ki dobijo odgovore v najkrajšem možnem času, praviloma res do konca delovnega dne. S krajšimi in manj zahtevnimi odgovori opravim sproti, ker mi to danes omogočata pametni telefon ali tablica. Zahtevnejše odgovore vedno dobro premislim, najraje med vožnjo, na poti v službo in nazaj. Na pošto nikoli ne odgovarjam, ko začutim pomanjkanje notranje energije. Zgodijo se tudi preobremenitve, takrat pa – izjemoma in za kratek čas – znam tudi izklopiti.

Divna Brkič Hendrickx, direktorica Klipinga.

FOTO: Osebni arhiv

Matjaž Kljajić je novinar, zunanji sodelavec podjetja Mediade. Članek je bil objavljen v MQ reviji št. 33, decembra 2015

Preberite tudi